ATELIER 4 : SECRETAIRES, ASSISTANT(E)S, ADJOINT(E)S DE DIRECTION

Les collaboratteurs et collaboratrices proches de la direction, en dehors de leurs fonctions et responsabilités proprement dites, engagent l’image de l’entreprise vis-à-vis des visiteurs, en premier lieu de la clientèle. On attend d’eux une présentation impeccable, de l’à-propos dans les échanges, de l’amabilité et de l’assurance.

La session a lieu en une journée sous la forme d’exposés et de mise en situations professionnelles (jeux de rôle)

- Maîtriser les grandes règles de la courtoisie professionnelle envers les supérieurs hérarchiques, les collègues, les visiteurs

- Rester en harmonie avec son environnement professionnel : les pièges à éviter (arrogance, familiarité ...) Imposer sa personnalité dans la confiance. Se positionner juste.

- Comprendre et incarner la culture de l’entreprise, identifier les codes de l’entreprise, être l’interface entre la direction et l’équipe

- Donner une image professionnelle positive : choix des vêtements, attitude, gestuelle, vocabulaire, débit et ton de la voix

- Saluer , accueillir, renseigner, diriger les visiteurs, faire les présentations ; accueillir et placer les personnalités officielles

- Utiliser à propos les titres de civilité, placer les invités autour d’une table de réunion, organiser un entretien, une conférence, une réunion, inviter des collaborateurs à se joindre

- Connaître les règles de préséance pour organiser un petit déjeuner, une prise de parole, un séminaire, un colloque…

- Connaître le protocole des repas d’affaire, maîtriser les règles du savoir-vivre à table

- Maîtriser la communication d’entreprise comptes rendus, lettres, notes,mémos.

- Savoir seconder son patron : donner suite aux décisions prises en réunion, filtrer sans faire obstacle, refuser poliment

- Savoir gérer les sollicitations, les imprévus, les conflits, anticiper les problèmes, mettre en place son réseau d’information

- Utiliser avec tact les moyens de communication : téléphone, boite vocale, messagerie électronique, fax

- Respecter les règles de la confidentialité, connaître la Nétiquette, éviter les impairs et les familiarités, repousser les propositions incongrues